Un estudio de tatuajes no deja de ser un negocio como cualquier otro, y como tal, debe ser gestionado correctamente para alcanzar su principal objetivo: obtener los ingresos suficientes como para pagar los cuantiosos gastos que supone tener un estudio de tatuajes abierto al público (suministros de luz y agua, alquiler del local, compra y abastecimiento de materiales, limpieza, pago de salarios, cuota de autónomos, teléfono, internet, impuestos...) Si tras pagar todo eso, aún te queda algo de dinero en la cuenta del banco, ¡enhorabuena! parece que estáis haciendo las cosas bien 😉
Sin embargo, la economía eficiente del negocio no siempre está relacionada con una buena gestión del estudio. Es decir, un estudio de tatuajes puede generar muchísimos beneficios por el 'simple' hecho de contar con artistas tatuadores muy valorados y solicitados que, además de suponer un enorme reclamo publicitario, generan ingresos de forma recurrente durante meses e incluso años.
Como en este artículo queremos hablar sobre cinco errores comunes a la hora de gestionar un estudio de tatuajes, vamos a dar por hecho que nos encontramos ante un estudio normal, con artistas normales y una afluencia normal de público. ¡Vamos a ello!
No es muy común que en un estudio de tatuajes trabaje un único artista. Normalmente, para ampliar la oferta de servicios, estilos y rentabilizar gastos, los estudios suelen contar con 3 o más tatuadores y un anillador. Es entonces cuando la cosa se complica...
Aparte de las citas que genera el propio estudio gracias a su marca y comunicación, si tenemos en cuenta que cada uno de los artistas tiene también el objetivo de llevar citas al local, diariamente el manager o recepcionista del local debe cuadrar a cada artista con sus clientes en horas en las que todos tengan disponibilidad, hacer un presupuesto inicial de cada trabajo, (en 'piercing' o 'walk-ins' puede resultar sencilla la valoración, pero en piezas complejas, o cuando ni el propio cliente sabe lo que quiere, es una tarea bastante complicada...). Además, también tiene que anotar un pequeño resumen del trabajo, que sirva como referencia para el artista y en muchas ocasiones solicitar también una fianza para formalizar la reserva de la cita. Y todo esto mientras suena el teléfono, entran Whatsapps al móvil, y un artista le está diciendo al manager que en su cabina no quedan depresores... locura absoluta 🤪🤪🤪
A pesar de todo, el manager o encargado de la recepción debe tratar de organizar la agenda de cada artista de la forma más óptima posible, ya que cada minuto que este pase tatuando o anillando, supone un aumento de las ganancias del estudio. Pero ¡ojo!, esto no significa organizar la agenda del artista para que tatúe durante 10 horas seguidas cada día que va al estudio, eso se llama explotación laboral y al igual que a ti, a los tatuadores tampoco les gusta. Además, el tatuaje es una forma de arte, así que no podemos exigir a ningún artista que las 24 horas del día se mantenga inspirado y listo para bocetar, diseñar y tatuar una obra maestra.
Para optimizar correctamente la agenda de un estudio de tatuajes, se deberían tener en cuenta los siguientes factores:
- Tener en cuenta la disponibilidad de cada cabina.
- Colocar los trabajos más largos al principio de la jornada.
- Intentar evitar trabajos complejos o en zonas de mala postura al final de la jornada.
- Dejar tiempos razonables entre trabajo y trabajo para proporcionar descanso físico y mental al artista.
- Tratar de alternar días de pre-proyecto, diseño y tatuaje.
- Ante la duda, confirmar con el artista la duración estimada del trabajo, para ajustar al máximo los tiempos disponibles.
- Aprovechar tiempos muertos para llevar a cabo la limpieza de cabinas.
- Confirmar la asistencia a la cita por parte del cliente para evitar huecos vacíos.
- Asignar los 'walk-ins' con cierta rotación y evitar que los realice siempre el mismo artista.
- Solicitar al artista la confirmación de que ha visto la nueva cita que se la ha asignado.
- Y por supuesto, tener en cuenta los días libres del artista para no asignar ninguna cita.
Si las cosas van medianamente bien, en un estudio de tatuajes entran y salen muchísimas personas al cabo de un año. Cada una de esas personas es un cliente o posible cliente, lo que los convierte en las personas más importantes de la empresa, son nuestra prioridad. Para poder fidelizar a un cliente (más allá del tattoo que se le haga), este debe sentirse reconocido y escuchado. El cliente debe saber que para el manager y el artista es 'Diego Ferrer', y no 'la cita de las 4'. Cambia muchísimo la sensación que percibe, ¿no crees?
A pesar de todo lo anterior, hay muchos estudios que todavía hoy trabajan sin control ni orden en cuanto a la gestión de los clientes. Se apuntan nombres en post-its, emails en servilletas y números de teléfono en folios llenos de garabatos... dos semanas más tarde, es prácticamente imposible que podamos acceder a ninguno de aquellos datos de forma rápida.
Hoy en día, para poder llevar un control ordenado de los clientes, existen cientos de herramientas digitales tipo CRM con las que podamos ir añadiendo la información de cada cliente, y lo que es más importante: podremos acceder a ella de forma rápida. Una ficha tradicional de cliente suele tener la siguiente información:
- Nombre y apellidos.
- Fecha de nacimiento (edad).
- Dirección / Nacionalidad.
- Teléfono de contacto.
- Correo electrónico.
Como ves, en su mayoría son datos de contacto que nos servirán principalmente para saber cómo dirigirnos al cliente, cómo contactar con él o felicitarle por su cumpleaños. Todos estos datos forman el mínimo imprescindible si queremos mantener una comunicación con las personas que han pasado por el local.
Si queremos ir un paso más allá y ofrecer un trato más personalizado al cliente, cada vez son más los estudios de tatuaje que amplían esa información, y obtienen otro tipo de datos:
- ¿Cómo ha llegado al estudio?
- ¿Cuánto lleva gastado en el estudio?
- ¿Con qué artista se ha tatuado más?
- ¿Cuál es su estilo de tatuaje favorito?
- Alergias o datos médicos.
Al cabo de un año, tras recabar muchísimos datos de nuestros clientes de forma casi automática, nos daremos cuenta de la información tan valiosa que disponemos, con la que podremos tomar decisiones coherentes y justificadas, o realizar campañas dirigidas al público más acertado. Por ejemplo: premiar al cliente que más ha gastado, enviar un mail a todos los clientes a los que les gusta el estilo Japonés avisándoles de la llegada de un 'guest' que hace ese estilo. Además podremos saber, por ejemplo, que si muchos de nuestros clientes nos han conocido a través de Instagram, no sería una mala decisión invertir algo de dinero en esa red social...
Por muy tradicional que sea el sector, es innegable que la tecnología ayuda considerablemente a las empresas. ¿Por qué no aprovecharnos de ella y ofrecer un mejor servicio a los clientes? A fin de cuentas, sin clientes no habría estudio.
Cada vez se exige más a la persona encargada de gestionar un estudio de tatuajes, el comunmente conocido como Studio Manager. "Se busca un perfil 'multi-tareas', que sepa inglés y tenga don de gentes, además de controlar el Excel, el pack de Adobe, Contaplus y tenga nociones de Procreate..." Vamos, casi na'...
Diariamente nos bombardean con cientos de herramientas que supuestamente nos van a ayudar a gestionar alguna parte de nuestro negocio, ya sea en la comunicación con el cliente, la gestión de los horarios, la organización de los empleados, el control de los pagos, las ventas... Si no intentamos unificar al máximo las herramientas que utilizamos, es muy probable que el manager al encender el ordenador cada mañana tenga que abrir una retahíla de programas para poder trabajar:
- Chrome / Firefox / Safari para navegar por internet
- Whatsapp para hablar con clientes y artistas
- Email para mandar y recibir correos
- Google Calendar para gestionar citas
- Excel para añadir las ganancias
- Excel para calcular los pagos a partir de las comisiones
- Calculadora para calcular otras cosas
- Bloc de notas para escribir notas varias
Es cierto que cada una de esas herramientas facilitan parte del trabajo, sin embargo el problema se produce cuando la información empieza a diversificarse demasiado, y obtenemos muchas fuentes de información, siendo cada vez menos accesible. Pongo un ejemplo: Un cliente nos confirma por teléfono que mañana acudirá a su cita, pero esa cita no aparece registrada en Google Calendar y empieza la odisea: buscamos y releemos la conversación de Whatsapp de hace meses con el cliente para tratar de averiguar la fecha de su cita; volvemos al calendar para verificar si esa cita está registrada. ¡No está! tratamos de buscar algún email de Google Calendar con la notificación o un email del propio cliente. Volvemos a Whatsapp para buscar el nombre del cliente en el chat con el artista por si se le dijo algo. Como último recurso, nos ponemos a leer las notas del editor de texto...🤯🤯🤯
Normalmente los tatuadores suelen cobrar lo que les corresponde por su trabajo de forma diaria o semanal. Esto supone que el manager deberá contabilizar diariamente los pagos de los artistas teniendo en cuenta la comisión de cada uno, el número de trabajos, el total generado, los materiales empleados... etc.
Si como decíamos al principio del artículo, el recepcionista tiene que realizar esos cálculos mientras atiende a los clientes, recibe mensajes por whatsapp y el teléfono no deja de sonar, es muy probable que se cometan errores en el resultado, y cuando hablamos del salario de cualquier trabajador, no se deben cometer errores. Un estudio profesional de tatuajes, debería mantener un control estricto de los pagos realizados a cada artista a partir de su historial de trabajos, y quedar siempre registrado. De esta forma, evitaremos problemas de descuadre de caja, o cálculos incorrectos.
Hacer que un cliente se tatúe en tu estudio una vez es relativamente sencillo. El auténtico reto es conseguir que repita y se convierta en un cliente fidelizado. Muchas veces ocurre que un cliente se tatúa, le vendemos un par de cremas, se va y nunca más volvemos a saber de él. Si queremos conseguir clientes fidelizados, esto debe cambiar, y más cuando trabajamos en un sector en el que hay tantísima competencia.
No debemos olvidar que un tatuaje al principio es (entre otras cosas) una herida abierta que hemos hecho en la piel del cliente, ¿no te parece bastante adecuado preguntarle días después por el estado de su piel? ¿no crees que algo tan sencillo puede hacer que el cliente sienta que el estudio se preocupa por él? Esa sensación supone un refuerzo muy positivo, que sin lugar a dudas le harán volver el día que quiera hacerse otro tattoo.
Por "culpa" de las redes sociales, es cada vez más necesario hacerse con un buen catálogo fotográfico de las piezas realizadas. Es fácil obtener una buena imagen del tatuaje recién hecho, pero ¿qué hay de la pieza ya curada? Podemos aprovechar esa necesidad y volver a contactar con los clientes para ver el estado de sus tattoos ya curados, y fotografiarlos. Y dicho sea de paso, tus clientes sentirán también que la pieza que llevan en su piel es digna de aparecer en nuestro portfolio 😎